A importância do FOCO na era do tempo perdido

Fala pessoal,

Algo que tem me deixado preocupado nas últimas semanas é como tenho utilizado o meu tempo e como um único fator pode afetar tremendamente nossa qualidade de vida: FOCO.

Eu estava com a sensação de que não estava dando conta de tudo que tinha que fazer ou gostaria de fazer, mesmo dando o máximo e com a ajuda de uma boa equipe.

Além de afetar o trabalho, isso acabava afetando também os outros aspectos da vida, como praticar  esportes ou eventos sociais, sugando toda minha energia.  

Ao tentar entender o problema, vi que estava caindo na tentação da abordagem MULTI-TAREFAS.

Mas o que é isso?

Sabe aquela expressão “assoviar e chupar cana ao mesmo tempo”? Fazer várias atividades ao mesmo tempo mas não fazer nenhuma? Pois é.

É o caminho mais curto para uma baixa produtividade, perda de atenção, ansiedade e preocupação.

Para tentar resolver o problema, fui ler alguns livros sobre Gestão do Tempo e também um bem legal, com um título chamativo, mas que o conteúdo é muito mais amplo do que inicialmente se pensa: “Trabalhe 4 horas por semana” do Timothy Ferriss.

Os de Gestão do Tempo são “A arte de fazer acontecer” do David Allen, que é um clássico sobre Gestão do Tempo e agora estou começando a ler “A Tríade do Tempo” do Christian Barbosa. Esse último, me foi passado alguma coisa sobre o método em um curso de Liderança que fiz há bastante tempo atrás e me lembro de pouca coisa. Vou falar dele em um outro post.

Não vou explicar os métodos aqui, nem fazer resenhas dos livros. Mas gostaria de compartilhar alguns aprendizados que acho válidos sobre o que eu li até agora nos dois primeiros e como refleti sobre a gestão do meu tempo.

No livro do Timothy Ferriss, apesar de ser muito mais sobre Independência Financeira e se livrar do emprego, há um capitulo bem bacana, dedicado basicamente à importância da gestão do tempo. Ele bate muito na tecla de como não é possível ter uma vida produtiva e evoluir seus planos e sonhos se você não fizer o seguinte:

1. Focar somente no que é importante (isso envolve eliminar as interrupções e distrações de sua vida);
2. Saber dizer NÃO.
3. Fazer uma “dieta pobre de informação”.  
    
   Obviamente que ele detalha um pouco mais o método, ou seja, principalmente quanto à priorização das atividades (todos os livros de Gestão de Tempo batem muito nessa tecla). Segundo o autor, os fatores que nos fazer interromper atividades são:
    

1. Desperdiçadores de tempo: coisas que podem ser ignoradas com pouca ou nenhuma consequência
2. Consumidores de tempo: tarefas repetitivas ou pedidos que frequentemente interrompem coisas mais importantes que você está fazendo.
3. Falhas de delegação de poderes: aqui é mais relacionado à burocracia. Por exemplo: precisar de autorização para fazer determinadas tarefas.

 

A grande questão aqui é a seguinte: cada vez que você interrompe uma atividade importante, o cérebro leva 45 minutos para voltar ao nível de concentração anterior e produtividade.

Por isso o autor bate muito na tecla de que devemos tomar ações sobre esses três fatores.

Para fazê-lo ele sugere algumas práticas:

- evitar ao todo custo interrupções por parte de outras pessoas. Para isso vale tudo: se trancar em uma sala para fazer algo que demande atenção, não atender ligações de quem não considere importante (pode deixar mensagens automáticas do tipo “ligo de volta quando puder”), ter dois celulares, mantendo um para quem realmente é importante, etc.

- determinar somente dois horários para ler e responder e-mails (para começar, pois ele só vê e-mails uma vez por semana). Tentar descobrir o momento que você recebe as mensagens mais importantes, se há um padrão, e ajustar seu horário de resposta.

- testar, durante dois dias, DIZER NÃO para todos os convites ou pedidos que receber (a não ser os que te fariam ser demitido). Isso serve como uma exercício para aprender a declinar.

 - se não tiver jeito e alguém lhe interromper, sempre pergunte: “Como posso te ajudar? Isso faz a pessoa ir direto ao ponto, evitando enrolação e papo furado.

- Reuniões foram feitas para decidir sobre um assunto pré-definido, não para definir o problema. Antes de atender reuniões, pedir que a pessoa lhe encaminhe os objetivos da reunião (isso inibe as pessoas de marcar as famosas “Reuniões de P@RR nenhuma: as REPONE”) e insistir para resolver o assunto via e-mail ou antes da reunião. Ás vezes, com uma conversa de alguns minutos você resolve o problema e mostra para a pessoa que não precisaria de uma reunião.

- quanto à “DIETA DA INFORMAÇÃO” ele sugere fazer um teste de uma semana sem acesso a quaisquer noticiários, portais de informação, redes sociais e outras distrações. Ao final você vai ver que seu mundo não acabou porque você se desconectou.

 - NUNCA usar a internet no trabalho para algo não relacionado a uma tarefa importante de sua lista.

- utilizar a tecnologia a seu favor: tem aplicativos muito bacanas que ajudam a capturar tudo a fazer e organizam toda informação relacionada, como o EVERNOTE. Há outros aplicativos que até te desconectam da Net por um tempo pré-determinado, para garantir que não perca o foco trabalhando offline, sendo possível reconectar somente após reiniciar o computador. Tem muito mais, esse são só os que me chamaram mais a atenção.

MAS O QUE FAZER COM O TEMPO QUE VOCÊ GANHA SEGUINDO TODAS ESSAS DICAS?

Aí que vem o ponto mais interessante. Nossa sociedade foi moldada no esquema de trabalho 5 dias por semana das 08:00 às 17:00. Quem é empregado, certamente tem uma jornada fixa, exatamente essa ou muito parecida.  Mesmo um empresário, apesar de ter flexibilidade de horários a atender, dificilmente vai operar sua empresa e vender mercadorias de madrugada.

Mas supondo que você é empregado, se você conseguir terminar suas atividades antes faz o que? Trabalha ainda mais, ganhando o mesmo?

O autor tem uma abordagem que foge do senso comum: ele nos diz que podemos usar esse tempo a nosso favor. Ou seja, não há problemas em usar para projetos pessoais, desde que o pessoal da empresa não perceba. Use para seus projetos digitais, para aqueles contatos que você está sondando para começar um negócio juntos, para construir...whatever...o tempo é seu e deve usá-lo a seu favor.  Uma saída é se você puder negociar algum tempo de home office com seu chefe.

Não vou discutir aqui a questão ética, só estou trazendo a opinião do livro e podemos discutir nos comentários do post.

Como o livro traz como premissa que todos buscam uma certa independência financeira, e principalmente de tempo, tendo como objetivo final sair do emprego para algo mais independente, ele acha válido usar meios mais “alternativos”, vamos dizer assim, para usar o tempo a seu favor.  

Agora, falando um pouco do segundo livro, o do David Allen. É sobre o famoso método GTD (Getting Things Done).  

Vou direto ao ponto. O que achei mais legal nesse livro, e que faz mais sentido pra mim, é algo que ele repete muito: você precisa tirar tudo que fica remoendo em sua cabeça, tudo que te preocupa, que acha que tem ou terá que fazer e capturar em um sistema externo de priorização e gestão das atividades. Pode ser uma planilha, um app como o EVERNOTE, ou até um caderninho de bolso.

Mas o fato é: uma vez que você “ESVAZIA A CABEÇA” sua qualidade de vida aumenta muito. A partir daí você prioriza tudo que está na lista e passa a usar algumas regrinhas, por exemplo, escolher no máximo duas ou três atividades importantes para o dia, de forma que se você as terminar, seu dia terá sido um sucesso. MAS TEM QUE SER POUCAS. A partir daí você para tudo e foca somente nelas.

O detalhe é que você tem que capturar TUDO MESMO que está na cabeça, tanto do lado profissional quanto pessoal.

E tem que se educar para não ficar pensando no que já está na lista mas não é prioridade. Depois você pensa nisso. Esvazie a cabeça mesmo.

Há duas semanas tenho usado a abordagem do GTD, e tenho que confessar: minha qualidade de vida aumentou muito!!! Meu nível de energia ao final do dia melhorou muito.

Nosso cérebro não foi feito para um esquema MULTITAREFAS, muita coisa em paralelo.

O segredo é: priorize e FAÇA UMA COISA DE CADA VEZ.

Você verá como isso muda a vida para melhor.

Bom pessoal, desculpem se me alonguei demais, são muitas dicas e não é fácil falar sobre dois ótimos livros em um post.  Isso foi uma pequena porção do que tenho lido lá. Tem muito mais coisas bacanas.

E você: como está gastando seu tempo? Com coisas que agregam valor e te ajudam a atingir seus objetivos?

Abraços